SharePoint Modern Site templates

SharePoint Modern Site templates

Microsoft is al een flinke tijd bezig om SharePoint Online te vernieuwen. De interface van SharePoint sites gaat daarbij flink op de kop. Zo is te zien dat er veel aandacht is voor zogenoemde responsieve weergave, het goed weergeven van de informatie op verschillende schermgroottes (smartphone, tablet, desktop). Bibliotheken en lijsten zijn als eerst aan de buurt geweest waardoor deze dezelfde look-and-feel hebben gekregen als OneDrive.

Ook heeft Microsoft al twee nieuwe Site sjablonen uitgebracht, zogenaamde ‘Modern sites’ . In deze sjablonen is de interface eenvoudiger en zijn nieuwe technieken geïntroduceerd die de traditionele WebParts moeten vervangen.

Site designs en Site scripts

In december 2017 is een volgende stap geïntroduceerd: het kunnen maken van Site Sjablonen in de die nieuwe ‘Modern’  interface.

Hiervoor zijn twee nieuwe functionaliteiten toegevoegd: Site designs en Site scripts

Met deze nieuwe functionaliteit kunnen SharePoint beheerders eigen Site templates maken en beschikbaar maken voor eindgebruikers.

Deze nieuwe functionaliteit is alleen beschikbaar in de ‘Modern sites’  (Modern Team sites and Communication sites) en vereist enige kennis van JSON en PowerShell.

Een Site Script is een JSON bestand dat de wijzigen beschrijft die nodig zijn om een standaard (out of the box) site aan te passen.

Een Site Design is in feite het nieuwe Site sjabloon dat gebouwd wordt.

 

Hoe werkt het?

Bijvoorbeeld zal een sjabloon voor een projecten site gedefinieerd kunnen worden middels het volgende commando:

Add-SPOSiteDesign -Title "Projecten site" -WebTemplate "64" -SiteScripts "<ID>"

-Description "Projecten site"

 

Dit sjabloon is overigens gebaseerd op de standaard Team Site sjabloon.

WebTemplate 64 staat voor een Modern Team site en WebTemplate 68 staat voor  een Modern Communication site. De verwachting is uiteraard dat er meerdere standaard sjablonen komen.

Een site script kan bijvoorbeeld dan worden toegevoegd middels het volgende commando:

Add-SPOSiteScript -Title "Aanmaken takenlijst" -Content $site_script

-Description "Maak de takenlijst voor de projecten site"

 

Met de parameter $site_script kan de JSON string worden meegegeven.

Beschikbare acties zijn:

  • Nieuwe lijst aanmaken
  • Thema toepassen
  • Pagina aanmaken
  • Instellen van een site logo
  • Navigatie toevoegen
  • Initiëren van een Microsoft flow

 

Voor meer informatie zie PnP Guidance site.

 

Doelgroepen

Een Site Design kan worden aangeboden aan een specifieke groep of een enkele gebruiker. Daarmee is het mogelijk om ontwerpen te maken die specifiek van toepassing zijn voor een bepaalde doelgroep zoals een afdeling of team.

Daarmee voorkom je dat een gebruiker te veel keuzes voor zijn kiezen krijgt en ben je meer ‘in control’.

 

Microsoft Flow

Een van de interessante opties is het kunnen starten van een Microsoft Flow. Daarmee is het mogelijk om via extra code bepaalde acties uit te voeren die niet standaard mogelijk zijn via Site Scripts. Hiervoor dien je de PnP Provisioning engine te gebruiken, schematisch ziet dit er als volgt uit:

Meer info op:

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-overview

 

Voorbeeld van een Site Script

{

"$schema": "schema.json",

"actions": [

{

"verb": "applyTheme",

"themeName": "Contoso Explorers"

},

{

"verb": "createSPList",

"listName": "Customer Tracking",

"templateType": 100,

"subactions": [

{

"verb": "SetDescription",

"description": "List of Customers and Orders"

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "Text",

"displayName": "Customer Name",

"isRequired": false,

"addToDefaultView": true

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "Number",

"displayName": "Requisition Total",

"addToDefaultView": true,

"isRequired": true

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "User",

"displayName": "Contact",

"addToDefaultView": true,

"isRequired": true

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "Note",

"displayName": "Meeting Notes",

"isRequired": false

}

]

}

],

"bindata": { },

"version": 1

}

Begeleiding Office 365 projecten

Begeleiding eindgebruikers bij implementatie projecten naar Office365 – OneDrive en SharePoint

In de projecten die ik de afgelopen 10 jaar als Microsoft Office 365 consultant en Projectleider bij klanten heb mogen begeleiden en de projecten die ik aan de zijlijn bij andere organisatie heb meegemaakt zie ik het steeds terugkomen: de grote onderlinge verschillen tussen eindgebruikers.

Het wordt als een grote stap gezien waarbij veel van de gebruikers gevraagd wordt. Aan de andere kant mag je ook wel wat meer van de eindgebruiker verwachten.

Ja, het is even wennen en het is een andere werkwijze, maar kom op! Het is je werk. Als het je lukt om een App op een telefoon te installeren, dan mag je toch ook verwachten dat je een nieuwe product snel leert kennen?

Sorry dit is misschien wat kort door de bocht als ICt-er. De een interesseert zich nou eenmaal wat meer voor de techniek dan de ander en de een pakt het daardoor sneller op.

Bedrijven proberen dit op te lossen door er een opleidingsbudget tegen aan te gooien. Een opleider wordt dan binnengehaald en komt dan met standaard trainingen. Afhankelijk van het budget gaat men dan op een 3-5 daagse training, waar vooral de lunch tussen de middag belangrijk is.

Een docent heeft daarbij maar beperkte tijd en kan niet iedereen individueel aandacht geven.

Na de training gaat men weer over tot de orde van de dan en wordt verwacht dat men zijn werk kan doen in de nieuwe omgeving.

Moet je dan als organisatie er meer opleidingsbudget tegen aan gooien? Nee, niet per definitie, het gaat juist om de samenwerking tussen Opleider en ICT organisatie. Veranderen van werkwijze is niet zo moeilijk, als je je er maar voor interesseert. De medewerker moet betrokken worden.

De trainingen moeten daarbij korter en op maat afgestemd worden. Liever 5 trainingen (met tussenposes) van een halve dag, dan één 5 daagse training over een bepaald onderwerp. Er moet naar de individuele medewerker gekeken worden en de ICT consultant die de organisatie kent geeft hierbij de input van de onderwerpen.

In de praktijk heb ik maar een paar opleiders leren kennen die dit zien en eerder de integratie opzoeken met de ICT organisatie. Het ideale plaatje is een samenspel dat gedurende het hele traject en na die tijd een rol speelt. Daarbij is die ICT consultant een onmisbare factor in het opleidingstraject.

Dan zal er meer acceptatie op de werkvloer zijn en kunnen gebruikers ook de voordelen ervaren en zal er veel effectiever mee gewerkt worden.