Microsoft heeft een interessante nieuwe functionaliteit in preview beschikbaar gemaakt: Structured Document Generation. Hiermee kunt u vanuit een formulier automatisch volledig opgemaakte documenten genereren in SharePoint.
Denk hierbij aan:
- Contracten
- Offertes
- Werkgeversverklaringen
- Klantbrieven
- Rapportages
- Compliance-documenten
Voor organisaties die regelmatig dezelfde documenten opstellen, kan dit veel handmatig werk besparen.
Van Word-template naar slim formulier
De basis van deze oplossing is eenvoudig. U maakt een Word-document dat als template dient. Vervolgens analyseert SharePoint met behulp van AI de inhoud van het document en herkent automatisch velden die geschikt zijn voor gebruik in een formulier.
Een gebruiker hoeft daarna alleen nog maar een formulier in te vullen. SharePoint genereert vervolgens automatisch een nieuw document waarbij de ingevoerde gegevens op de juiste plaats worden opgenomen. De opmaak, huisstijl en standaardteksten blijven behouden.
Het resultaat is een gestandaardiseerd document zonder handmatige knip- en plakwerkzaamheden.
Praktische toepassingen
Deze functionaliteit is interessant voor vrijwel iedere afdeling.
| Afdeling | Voorbeelden |
|---|---|
| HR | Arbeidscontracten, werkgeversverklaringen, uitnodigingen |
| Sales | Offertes, voorstellen, klantbrieven |
| Legal | NDA’s, overeenkomsten en contracten |
| Finance | Facturen en betalingsautorisaties |
| Compliance | Auditrapporten en verklaringen |
Door het gebruik van templates wordt voorkomen dat medewerkers verouderde documenten gebruiken of belangrijke informatie vergeten.
Volledig geïntegreerd in SharePoint
Een groot voordeel is dat de documenten direct worden opgeslagen in SharePoint. Daardoor blijven bestaande functionaliteiten gewoon beschikbaar:
- Metadata
- Retention Policies
- Sensitivity Labels
- Toegangsrechten
- Versiebeheer
- Compliance-instellingen
Hierdoor blijft documentbeheer centraal geregeld binnen Microsoft 365.
Integratie met Power Automate
Microsoft werkt daarnaast aan integratie met Power Automate. Hierdoor kunnen documenten straks automatisch worden gegenereerd vanuit:
- Microsoft Forms
- SharePoint Lists
- Excel-bestanden
- Goedkeuringsprocessen
- Andere geautomatiseerde workflows
Hiermee ontstaat een volledig geautomatiseerd proces waarbij gebruikers alleen nog gegevens hoeven aan te leveren.
Waarom dit interessant is
Veel organisaties besteden dagelijks tijd aan het kopiëren van bestaande documenten, het aanpassen van klantgegevens en het controleren of de juiste template wordt gebruikt.
Met Structured Document Generation wordt dit proces aanzienlijk vereenvoudigd:
- Minder handmatig werk
- Consistente documenten
- Minder fouten
- Betere compliance
- Volledige integratie met Microsoft 365
- Geen maatwerkontwikkeling nodig
Met name afdelingen die veel standaarddocumenten produceren kunnen hierdoor een aanzienlijke tijdsbesparing realiseren.
Met Structured Document Generation zet Microsoft een grote stap richting geautomatiseerde documentcreatie binnen SharePoint. Door Word-templates te combineren met slimme formulieren kunnen organisaties sneller, consistenter en veiliger documenten genereren.
Bron: Structured document generation with forms now in preview | Microsoft Community Hub