Begeleiding eindgebruikers bij implementatie projecten naar Office365 – OneDrive en SharePoint
In de projecten die ik de afgelopen 10 jaar als Microsoft Office 365 consultant en Projectleider bij klanten heb mogen begeleiden en de projecten die ik aan de zijlijn bij andere organisatie heb meegemaakt zie ik het steeds terugkomen: de grote onderlinge verschillen tussen eindgebruikers.
Het wordt als een grote stap gezien waarbij veel van de gebruikers gevraagd wordt. Aan de andere kant mag je ook wel wat meer van de eindgebruiker verwachten.
Ja, het is even wennen en het is een andere werkwijze, maar kom op! Het is je werk. Als het je lukt om een App op een telefoon te installeren, dan mag je toch ook verwachten dat je een nieuwe product snel leert kennen?
Sorry dit is misschien wat kort door de bocht als ICt-er. De een interesseert zich nou eenmaal wat meer voor de techniek dan de ander en de een pakt het daardoor sneller op.
Bedrijven proberen dit op te lossen door er een opleidingsbudget tegen aan te gooien. Een opleider wordt dan binnengehaald en komt dan met standaard trainingen. Afhankelijk van het budget gaat men dan op een 3-5 daagse training, waar vooral de lunch tussen de middag belangrijk is.
Een docent heeft daarbij maar beperkte tijd en kan niet iedereen individueel aandacht geven.
Na de training gaat men weer over tot de orde van de dan en wordt verwacht dat men zijn werk kan doen in de nieuwe omgeving.
Moet je dan als organisatie er meer opleidingsbudget tegen aan gooien? Nee, niet per definitie, het gaat juist om de samenwerking tussen Opleider en ICT organisatie. Veranderen van werkwijze is niet zo moeilijk, als je je er maar voor interesseert. De medewerker moet betrokken worden.
De trainingen moeten daarbij korter en op maat afgestemd worden. Liever 5 trainingen (met tussenposes) van een halve dag, dan één 5 daagse training over een bepaald onderwerp. Er moet naar de individuele medewerker gekeken worden en de ICT consultant die de organisatie kent geeft hierbij de input van de onderwerpen.
In de praktijk heb ik maar een paar opleiders leren kennen die dit zien en eerder de integratie opzoeken met de ICT organisatie. Het ideale plaatje is een samenspel dat gedurende het hele traject en na die tijd een rol speelt. Daarbij is die ICT consultant een onmisbare factor in het opleidingstraject.
Dan zal er meer acceptatie op de werkvloer zijn en kunnen gebruikers ook de voordelen ervaren en zal er veel effectiever mee gewerkt worden.