Veel organisaties gebruiken PowerPoint nog altijd voor maandrapportages, projectupdates, managementpresentaties en klantvoorstellen. Vaak gaat daar veel herhaalwerk in zitten: dia’s inkorten, structuur aanbrengen, teksten herschrijven, speaker notes toevoegen of de presentatie aanpassen aan een vaste huisstijl.
Met Skills in Copilot voor PowerPoint kun je dat soort terugkerende instructies vastleggen. In plaats van telkens opnieuw een lange prompt te schrijven, maak je één herbruikbare werkwijze die Copilot opnieuw kan toepassen op een presentatie.
Wat zijn Skills in PowerPoint?
Een Skill is in feite een vastgelegde instructieset voor Copilot. Je beschrijft wat Copilot moet doen, welke werkwijze gevolgd moet worden en waar het resultaat aan moet voldoen. Denk aan een intern draaiboek voor een taak die vaak terugkomt.
Belangrijk: een Skill is geen macro, add-in of zelfstandig AI-agent. Het is vooral een manier om Copilot beter en consistenter te sturen bij concrete presentatie-taken.
Waarom is dit interessant voor organisaties?
De waarde zit vooral in standaardisatie. Veel organisaties hebben duidelijke afspraken over rapportages, managementupdates of klantpresentaties, maar die afspraken worden niet altijd consequent toegepast. Met een Skill kun je die werkwijze dichter bij de dagelijkse praktijk brengen.
Voor IT-beslissers en beheerders is dat relevant omdat Skills helpen om adoptie van Microsoft 365 Copilot concreter te maken. Gebruikers krijgen niet alleen een algemene AI-assistent, maar praktische hulpmiddelen die aansluiten op herkenbare werkzaamheden.
Praktische voorbeelden
- Maandrapportage inkorten: laat Copilot een uitgebreide presentatie terugbrengen naar een managementsamenvatting van vijf tot zeven dia’s.
- Projectupdate structureren: gebruik vaste onderdelen zoals voortgang, risico’s, besluiten en acties.
- Speaker notes toevoegen: maak korte toelichtingen per dia voor een presentator.
- Huisstijlcontrole ondersteunen: laat Copilot letten op tone of voice, koppen, tekstlengte en consistente terminologie.
- Bullet slides verbeteren: laat volle tekstslides omzetten naar duidelijkere visuele indelingen.
Hoe gebruik je een Skill in PowerPoint?
In PowerPoint open je Copilot en kies je via het plusmenu voor Skills.
Daar zie je beschikbare Skills en kun je een Skill selecteren voor je prompt. Je kunt een Skill ook aanroepen met een @-vermelding, bijvoorbeeld door de naam van de Skill direct in je opdracht te gebruiken.
Voor organisaties is het verstandig om klein te beginnen. Kies één herkenbaar scenario, zoals de maandelijkse managementupdate, en werk dat uit tot een Skill. Test deze met een kleine groep gebruikers voordat je meer Skills maakt.
Zelf een Skill maken
Een eigen Skill bestaat uit een naam, een korte beschrijving en duidelijke instructies. In de praktijk werkt het goed om de instructies zo concreet mogelijk te maken. Beschrijf niet alleen wat Copilot moet opleveren, maar ook wat het moet vermijden.
Voorbeeld: maak een Skill voor projectupdates waarin staat dat elke presentatie moet eindigen met een actielijst, dat risico’s expliciet benoemd moeten worden en dat elke dia maximaal drie kernpunten mag bevatten. Zo wordt de uitkomst voorspelbaarder en beter bruikbaar voor de doelgroep.
Best practices voor een goede Skill
- Geef de Skill één duidelijk doel.
- Gebruik taal die eindgebruikers herkennen.
- Beschrijf de gewenste structuur van de output.
- Voeg voorbeelden toe van goede resultaten.
- Leg ook vast wat Copilot niet moet doen.
- Test de Skill met echte presentaties uit de organisatie.
- Beheer versies, zodat duidelijk is welke Skill actueel is.