januari 2019 - IstCT Consultancy

Bing als zoekmachine binnen het bedrijf

Bing als zoekmachine binnen het bedrijf

Al jaren gebruik ik Bing als standaard zoekmachine op Internet in tegenstelling wat het merendeel van Nederland doet: Googelen. Bing heeft in Nederland slechts een marktaandeel van 9% terwijl dit in de Verenigde Staten 33% is.

Waarom Bing ik dan liever? Eerlijk gezegd maakt het niet veel uit wat je gebruikt, beide zoekmachines vinden wat ik zoek. Maar met Google heb ik het idee dat mijn zoekresultaten te persoonlijk zijn geworden. Google doet er alles aan om veel over je te weten. En Bing doet dat een stuk minder. Uiteraard blijft het een persoonlijke voorkeur en moet iedereen zelf uitzoeken wat hij/zij liever heeft.

Maar zoeken binnen het bedrijf naar informatie of documenten wordt steeds belangrijker en hier is Microsoft met Office 365 duidelijk een marktleider. Een aantal maanden terug heeft Microsoft de zoekmachine voor bedrijven daarom geïntroduceerd: Microsoft Search in Bing.

Waarom de zoekmachine? We hebben toch SharePoint en Delve?

Klopt de SharePoint zoekfunctie is krachtig, maar richt zich vooral op informatie binnen SharePoint. Het zoekcentrum in SharePoint is nog met de oude interface (ClassicUI) en zal niet worden overgezet naar de moderne interface (ModernUI).

Delve, wat gebruik maakt van de AI-motor Graph, richt zich al meer op het brede platform van Office 365. Delve is echter meer gericht op het aanbieden (pushen) van content die voor jou interessant kan zijn.

De rol van SharePoint in de Office 365 suite verandert. Voorheen werd SharePoint ingezet als het middelpunt van het ‘Sociale Intranet’. De focus ligt nu meer op het aanbieden van een opslaglocatie en samenwerken. In plaats van meer functionaliteit in één toepassing te stoppen is Microsoft functionaliteiten meer aan het verdelen in specifieke toepassingen. Zo zijn in SharePoint o.a. de MySites al min of meer verdwenen. Informatie wordt opgeslagen binnen verschillende onderdelen van Office 365, denk aan: Yammer, Teams, Groups, etc.

Er is dus duidelijk behoeft aan een zoekmachine die in alle toepassingen binnen Office 365 informatie kan vinden.

Is dit een poging van Microsoft om marktaandeel terug te winnen? Vast! Maar kijk eens naar de toegevoegde waarde, die is er zeker!

Aanmelden in inschakelen

Aanmelden voor de zoekfunctie kon al enige tijd via: https://www.bing.com/business/explore

Zodra het beschikbaar is kun inschakelen binnen Office 365
De eerste stap is het aanzetten van de functie in het Beheerscentrum onder Services en Invoegtoepassingen.

Vervolgens kun je gebruik maken van de instelling Wizard die Microsoft beschikbaar heeft gesteld:

Beheer

In de Beheer Portaal voor Microsoft Search kun je de zoekmachine instellen, zoals:

Bookmarks
Q&A
Locaties
Gebruikers en permissies

Connected services

Zoals gezegd is Microsoft Search bedoeld als een zoekmachine voor Office 365, op dit moment kun je connectie maken met:

Personen
Groepen
SharePoint
Teams
Yammer

Content settings

Aangezien het om een zoekmachine voor bedrijfsinformatie gaat is het wel fijn dat je layout

zaken kunt instellen zoals het bedrijfslogo.

Functies van Microsoft Search

Gebruikers hebben de beschikking over de volgende functionaliteit:

People: het zoeken naar collega’s en inzicht krijgen in hun functie en waar ze aan werken

Bestanden: het zoeken naar bestanden op SharePoint en OneDrive

Groepen: het zoeken naar Office 365 groepen waar men lid van is

Resources: er kunnen links naar handige websites en tools worden aangeboden

SharePoint sites: het zoeken naar een SharePoint site op naam

Teams en Yammer: het zoeken naar relevante berichten/chats

Locations het zoeken naar gebouwen, kantoren etc.

Browser Plugin

Voor de browsers Edge en Chrome zijn plugins beschikbaar waarmee het zoeken rechtstreeks vanuit deze browsers mogelijk is:

Gebruikers aan zet

Gebruikers kunnen zelf ‘bladwijzers’ toevoegen. Daarmee wordt content aanbevolen voor de beheerders van de zoekmachnine

Meer informatie:

https://docs.microsoft.com/nl-nl/microsoftsearch/why-microsoft-search

Blokkeren downloads van OneDrive en SharePoint

Een van de speerpunten van Office 365 is het online samenwerken en delen van documenten. ‘Delen in plaats van Mailen’ is het nieuwe credo.
Bij het delen van SharePoint sites en individuele documenten in OneDrive of SharePoint kun je daarbij ongeoorloofd downloaden voorkomen. Dit is één van de beveiligingsmaatregelen die je kunt toepassen bij het samenwerking aan documenten met externen. Bij het delen wil je n.l. bepaalde voorwaarden stellen.

Uiteraard zijn DLP en AIP hierna belangrijke vervolgstappen.

Externe gebruikers krijgen een melding dat downloaden, afdrukken en synchroniseren is geblokkeerd.
Men kan nog wel in Office Online werken, maar downloaden en bewerken in de lokale client is dan niet mogelijk…. tenminste is de bedoeling.

De instellingen en configuratie hiervoor zijn onlangs echter behoorlijk aangepast. Hierdoor zijn er verschillen ontstaan in de werking die afhankelijk zijn van hoe er gedeeld wordt en of de gebruiker een ‘ad-hoc’ account of een ‘Guest’ account heeft…
Daarnaast werkt de toegangsbeperking voor niet-beheerde apparaten anders dan je zou verwachten.

De instellingen

In SharePoint Admin (New experience) onder Toegangsbeheer zijn drie instellingen die we kunnen configureren:

Niet-beheerde apparaten
Apps die niet gebruik maken van moderne verificatie
Niet-actieve sessie afmelden

De instelling voor beperken netwerklocatie is niet van toepassing bij extern delen. Deze instelling is enkel interessant in situaties waar extern delen juist niet gewenst is.

De instelling ‘Niet-actieve sessie afmelden’ is bij omgevingen van belang waar veel buiten kantoor gewerkt wordt, denk aan thuiswerkers en aan willekeurige openbare of onbeheerde pc’s. Als iemand zijn werkplek verlaat, dan is het wel fijn dat de sessie na verloop van tijd wordt afgesloten.

De instelling ‘Niet-beheerde apparaten’ is verantwoordelijk van de gele balk in Office Online en moet het downloaden blokkeren op onbeheerde apparaten.

Zoals de waarschuwing in onderstaand voorbeeld aangeeft is de instelling ‘Apps die niet gebruik maken van moderne verificatie’ ook van belang. Kennelijk kan de controle niet plaatsvinden bij klassieke authenticatie. Dit is van belang voor gebruikers die een oudere versie van Office hebben. Vanaf Office 2013 is moderne authenticatie beschikbaar.

Licentie EMS

Met bovenstaande instellingen blokkeren we downloaden, afdrukken en synchroniseren op onbeheerde apparaten.
‘Beperkte webtoegang toestaan’ houdt in dat men wel online het document mag lezen en/of bewerken.
Uiteraard heb je hiervoor wel de Enterprise Mobility + Security Suite nodig:

De consequenties

Gebruikers krijgen de volgende melding als een link naar een document openen.

Door de recente aanpassingen zijn er verschillende situaties hoe dit proces werkt.

De documentatie op docs.microsoft.com (bijgewerkt op 14-01-2019) is hierin niet volledig.

Voorheen werden alle externe ‘gasten’ toegevoegd aan de Azure Active Directory (AAD) en moest men inloggen met een Microsoft account of een Office 365 account. Nu hangt het af van de procedure.

Als je een document deelt met iemand die nog niet in de AAD staat ontvangt deze een ‘one-time’ passcode om zijn of haar identiteit te verifiëren.

Bij het delen van een SharePoint site (zonder Office 365 Groep) wordt er echter nog steeds een ‘gast account’ voor de gebruiker aangemaakt. De gastgebruiker moet dan inloggen met een Microsoft account of een Office 365 werk of school account. Deze gast gebruiker heeft dan toegang tot de hele site.

Nu zou je verwachten dat de ‘gast’ documenten niet mag downloaden, maar dat hangt er van af!

Een Gast gebruiker die werkt op een apparaat dat door zijn organisatie is beheerd, kan dit wel. Ook al heeft jou organisatie niet de mogelijkheid om zijn/haar apparaat te wissen of te beheren. En daarbij kan de gast organisatie wel heel andere beveiligingseisen ingesteld hebben voor het apparaat.

Het is dus belangrijk om de documentatie juist te interpreteren!

Samengevat:

	Ad-hoc ontvanger	Gast account	Gast account Managed device
Delen van enkel document	Ja	Ja	Ja
Delen van een map	Ja	Ja	Ja
Delen van hele site	Nee	Ja	Ja
Toegang tot gedeelde mappen en bestanden	Ja	Ja	Ja
Verificatie door	Verificatiecode	Inloggen op Office365	Inloggen op Office365
Online bewerken	Ja	Ja	Ja
Offline bewerken	Nee	Nee	Ja

Shared Mailboxen en Office 365 groepen

Een veelvoorkomende situatie is dat er met gedeelde mailboxen gewerkt wordt, denk aan: info@…, secretariaat@…, etc.

Bij gedeelde mailboxen log je als het ware in met je eigen account en krijg je toegang tot de mail in de mailbox. Wat als je dan een document deelt naar een emailadres wat hoort bij een gedeelde mailbox?

De eindgebruiker zal moeten inloggen op de omgeving en doet dit met zijn eigen account. Omdat dit emailadres afwijkt van het emailadres waarmee is gedeeld, zal de gebruiker geen toegang krijgen tot het document. De eindgebruiker krijgt een melding “Deze koppeling is niet voor u beschikbaar”.

Bij Office 365 groepen is dit anders. Mits een gebruiker lid is van deze groep dan kan de ingelogde gebruiker netjes toegang tot het document.

Een reden om Office 365 groepen te gaan gebruiken i.p.v. gedeelde mailboxen?

Gastgebruiker verwijderen

In het geval dat men gast gebruikers verwijdert, bijvoorbeeld omdat men liever AdHoc toegang verleent, is één ding belangrijk: het duurt even voordat accounts definitief zijn verwijderd. Standaard is dit 30 dagen en eventueel kun je een account handmatig permanent verwijderen.
Tot die tijd kan deze externe gebruiker niet bij het document: