Automatiseer dagelijkse taken zonder code
Organisaties zoeken voortdurend naar manieren om medewerkers productiever te laten werken. Microsoft heeft daarom een interessante functie toegevoegd aan SharePoint, Microsoft Lists en Microsoft Teams: Snelle Stappen (Quick Steps). Met deze functie kunnen veelvoorkomende acties rechtstreeks vanuit een documentbibliotheek of lijst worden uitgevoerd, zonder dat gebruikers ingewikkelde processen hoeven te onthouden.
Voor organisaties die werken met SharePoint Online biedt dit een eenvoudige manier om processen te standaardiseren en gebruikers efficiënter te laten samenwerken.
Wat zijn Snelle Stappen?
Snelle Stappen zijn vooraf gedefinieerde acties die beschikbaar worden gesteld binnen een SharePoint-bibliotheek of Microsoft List. Gebruikers kunnen een document of lijstitem selecteren en vervolgens direct een actie uitvoeren vanuit het menu Automatiseren.
Denk hierbij aan:
- Het starten van een Power Automate-workflow.
- Het opstellen van een e-mailbericht.
- Het starten van een Teams-chat.
- Het wijzigen van metadata.
- Het versturen van een goedkeuringsverzoek.
Hierdoor hoeven gebruikers niet langer verschillende applicaties te openen om een proces uit te voeren.
Waarom zijn Snelle Stappen interessant?
Veel organisaties hebben processen die steeds terugkomen. Bijvoorbeeld:
- Een contract ter goedkeuring aanbieden.
- Een projectdocument delen met collega’s.
- Een incident automatisch doorzetten naar een workflow.
- Een klantdossier markeren als afgerond.
- Een Teams-gesprek starten over een geselecteerd document.
Normaal gesproken zijn hiervoor meerdere handelingen nodig. Met Snelle Stappen kunnen deze acties met één klik worden uitgevoerd.
Hoe werkt het?
Het aanmaken van een Snelle Stap is relatief eenvoudig.
Ga naar een SharePoint-bibliotheek of Microsoft List en kies:
… → Integreren → Snelle stappen → Een snelle stap maken
Vervolgens kiest u welke actie moet worden uitgevoerd. Microsoft begeleidt u stap voor stap bij het configureren van de gewenste actie en laat u een herkenbare naam opgeven. Daarna verschijnt de nieuwe actie automatisch in het menu Automatiseren voor alle gebruikers die toegang hebben tot de lijst of bibliotheek.
Integratie met Power Automate
Een van de krachtigste mogelijkheden is de koppeling met Power Automate.
Hiermee kunt u bijvoorbeeld:
- Een goedkeuringsworkflow starten.
- Automatisch documenten archiveren.
- Meldingen versturen naar teams.
- Gegevens synchroniseren met andere systemen.
- Processtappen registreren voor auditing en compliance.
Zodra een gebruiker een document selecteert en de Snelle Stap uitvoert, wordt de gekoppelde workflow automatisch gestart. Hierdoor kunnen complexe bedrijfsprocessen worden teruggebracht tot één eenvoudige handeling.
Let op machtigingen
Zoals bij veel SharePoint-functionaliteiten spelen machtigingen een belangrijke rol.
Voor het beheren van Snelle Stappen zijn bewerkingsrechten op de bibliotheek of lijst vereist. Sommige acties, zoals het versturen van een e-mail of het starten van een Teams-chat, vereisen alleen leesrechten. Acties die gegevens wijzigen, zoals het aanpassen van metadata of het verzenden van goedkeuringsaanvragen, vereisen aanvullende rechten.
Wanneer een Snelle Stap een Power Automate-workflow uitvoert, moeten gebruikers bovendien gemachtigd zijn om deze workflow te gebruiken. Anders kan de actie niet succesvol worden uitgevoerd.
Praktische toepassingen
Hieronder schets ik enige diverse praktijktoepassingen voor deze nieuwe functionaliteit.
| Afdeling / Proces | Voorbeeld van een Snelle Stap |
|---|---|
| HR | Een CV of sollicitatiedocument selecteren en direct een beoordelingsworkflow starten. |
| Contractbeheer | Een contract markeren als “Ter goedkeuring aanbieden”, waarna automatisch een goedkeuringsproces wordt gestart. |
| Projectmanagement | Een Teams-chat openen rondom een geselecteerd projectdocument of direct een projectworkflow activeren. |
| Financiële administratie | Facturen met één klik doorsturen naar een goedkeuringsproces. |
| Kwaliteitsmanagement | Documenten automatisch classificeren en voorzien van de juiste metadata. |
| Servicedesk | Tickets of meldingen direct doorzetten naar de juiste workflow zonder de SharePoint-omgeving te verlaten. |
De kracht van eenvoud
De grootste kracht van Snelle Stappen zit in de eenvoud. Gebruikers zien alleen de acties die voor hen relevant zijn en hoeven niet te weten welke workflow of automatisering er op de achtergrond draait.
Dit verlaagt de drempel voor procesautomatisering aanzienlijk en maakt het eenvoudiger om organisatiebrede standaarden af te dwingen.
Conclusie
Snelle Stappen vormen een waardevolle aanvulling op SharePoint Online, Microsoft Lists en Microsoft Teams. De functie maakt het mogelijk om veelgebruikte processen te vereenvoudigen zonder complexe ontwikkeling of maatwerk. Door gebruikers precies de juiste actie op het juiste moment aan te bieden, wordt de productiviteit verhoogd en neemt de kans op fouten af.
Voor organisaties die al investeren in Microsoft 365 en Power Platform bieden Snelle Stappen een laagdrempelige manier om processen slimmer, sneller en consistenter te laten verlopen.
Bron: Microsoft Support – Een snelle stap maken voor je lijst of bibliotheek. [support.mi…rosoft.com]