Waarom Microsoft Edge vaak de beste PDF-reader is voor Microsoft 365-gebruikers
Veel organisaties installeren standaard Adobe Acrobat Reader om PDF-bestanden te openen. Dat is jarenlang een logische keuze geweest. Wat veel gebruikers echter niet weten, is dat Microsoft Edge de afgelopen jaren is uitgegroeid tot een verrassend krachtige PDF-oplossing die voor de meeste dagelijkse werkzaamheden meer dan voldoende functionaliteit biedt.
Voor veel organisaties betekent dit dat een extra PDF-reader vaak niet meer noodzakelijk is.
PDF-functionaliteit direct beschikbaar
Een belangrijk voordeel van Microsoft Edge is dat de functionaliteit standaard aanwezig is op vrijwel iedere Windows-werkplek. Gebruikers hoeven geen extra software te installeren, beheren of updaten. PDF-bestanden openen direct in de browser en zijn meteen beschikbaar voor bewerking en annotatie.
Dit levert voordelen op voor zowel gebruikers als IT-beheerders:
- Minder software-installaties.
- Minder beveiligingsupdates.
- Minder licentiebeheer.
- Minder ondersteuning vanuit de servicedesk.
- Consistente gebruikerservaring.
Wat kun je tegenwoordig met PDF’s in Edge?
Waar Edge vroeger vooral een eenvoudige PDF-reader was, beschikt de browser tegenwoordig over een uitgebreide verzameling PDF-functies.
Tekst toevoegen aan PDF-documenten
Gebruikers kunnen eenvoudig tekst toevoegen aan bestaande PDF-documenten. Dit is ideaal voor formulieren, opmerkingen of het invullen van ontbrekende informatie zonder speciale software te gebruiken.
Markeren en annoteren
Belangrijke passages kunnen worden gemarkeerd met verschillende kleuren. Daarnaast kunnen gebruikers met een digitale pen of muis aantekeningen toevoegen en documenten van feedback voorzien.
Opmerkingen plaatsen
Bij beoordelingen van contracten, offertes of beleidsdocumenten kunnen gebruikers opmerkingen toevoegen aan specifieke tekstgedeelten. Hierdoor wordt samenwerken rond documenten eenvoudiger.
Formulieren invullen
PDF-formulieren kunnen direct binnen Edge worden ingevuld zonder het document eerst te downloaden naar een aparte applicatie.
Handtekeningen toevoegen
Voor veel interne processen is een eenvoudige elektronische handtekening voldoende. Met de tekenfunctie kunnen gebruikers handmatig een handtekening plaatsen in een document.
Voorlezen van documenten
Voor lange rapporten of toegankelijkheidsscenario’s biedt Edge de mogelijkheid om PDF-documenten voor te laten lezen. Dit kan vooral handig zijn tijdens controles van beleidsdocumenten, contracten of rapportages.
Praktische voorbeelden uit de praktijk
HR-afdeling
Een sollicitant stuurt een CV en motivatiebrief als PDF. De recruiter opent het document in Edge, markeert belangrijke onderdelen en voegt opmerkingen toe voor collega’s.
Verkoop
Een offerte wordt ontvangen van een leverancier. De accountmanager plaatst opmerkingen en markeringen voordat deze intern wordt besproken.
Finance
Een factuur wordt geopend in Edge, voorzien van een akkoordnotitie en vervolgens opgeslagen voor verdere verwerking.
Juridische zaken
Een contract wordt beoordeeld waarbij verschillende afdelingen opmerkingen toevoegen zonder gebruik van aanvullende PDF-software.
Kwaliteitsmanagement
Procedures, werkinstructies en auditrapporten kunnen worden voorzien van feedback voordat ze definitief worden gepubliceerd.
Edge versus Adobe Acrobat Reader
Hoewel Acrobat Reader nog steeds een uitstekende PDF-oplossing is, blijkt in de praktijk dat veel organisaties slechts een beperkt deel van de functionaliteit gebruiken.
| Functionaliteit | Microsoft Edge | Acrobat Reader |
|---|---|---|
| PDF openen | Ja | Ja |
| Formulieren invullen | Ja | Ja |
| Tekst markeren | Ja | Ja |
| Opmerkingen toevoegen | Ja | Ja |
| Tekenen en annoteren | Ja | Ja |
| Eenvoudige handtekening | Ja | Ja |
| Voorlezen van documenten | Ja | Beperkt |
| Extra installatie nodig | Nee | Ja |
| Extra beheer en updates | Nee | Ja |
Voor de meeste Microsoft 365-gebruikers biedt Edge voldoende functionaliteit voor dagelijks gebruik. Alleen organisaties die geavanceerde PDF-bewerking nodig hebben, zoals OCR, documentconversies, samenvoegen van PDF’s of uitgebreide digitale ondertekening, profiteren nog significant van gespecialiseerde PDF-software.
Een logische keuze binnen Microsoft 365
Steeds meer organisaties streven naar een gestandaardiseerde en beheersbare werkplek. Door gebruik te maken van de ingebouwde PDF-functionaliteit van Microsoft Edge wordt het aantal applicaties op de werkplek beperkt en neemt de beheerlast af.
Voor organisaties die al werken met Microsoft 365, SharePoint Online, OneDrive en Teams sluit Edge bovendien naadloos aan op de moderne werkplek.
Conclusie
Voor de meeste medewerkers is Microsoft Edge inmiddels veel meer dan een webbrowser. Dankzij de uitgebreide PDF-functionaliteit kunnen documenten worden gelezen, geannoteerd, ingevuld en gedeeld zonder aanvullende software.
Mijn advies aan organisaties: kijk kritisch naar het gebruik van Acrobat Reader. In veel gevallen is de ingebouwde PDF-functionaliteit van Microsoft Edge tegenwoordig meer dan voldoende. Dat bespaart niet alleen beheer en ondersteuning, maar zorgt ook voor een eenvoudigere en veiligere gebruikerservaring.