Catalog Management in SharePoint Advanced Management: meer grip op je SharePoint-landschap
Microsoft heeft binnen SharePoint Advanced Management een nieuwe mogelijkheid geïntroduceerd: Catalog Management. Deze functie helpt organisaties om beter inzicht te krijgen in de manier waarop SharePoint-sites zijn georganiseerd en hoe content binnen de tenant is verdeeld.
Voor organisaties die werken met grote hoeveelheden sites, governance-uitdagingen hebben of zich voorbereiden op AI-oplossingen zoals Microsoft 365 Copilot, kan dit een waardevolle toevoeging zijn.
Waarom Catalog Management?
In veel Microsoft 365-omgevingen groeit het aantal SharePoint-sites snel. Afdelingen maken eigen werkruimtes aan, projecten krijgen tijdelijke sites en samenwerkingsomgevingen ontstaan overal binnen de organisatie. Na verloop van tijd wordt het lastig om overzicht te houden.
Catalog Management brengt hier structuur in door SharePoint-sites automatisch te groeperen op basis van bestaande metadata binnen Microsoft 365. Hierdoor ontstaat een centraal overzicht van de contentomgeving.
Werken met categorieën en groepen
Catalog Management maakt gebruik van twee belangrijke onderdelen:
- Categorieën: overkoepelende classificaties zoals afdeling, regio of gebruikerstype.
- Groepen: onderverdelingen binnen een categorie, bijvoorbeeld Marketing, HR, Sales of Finance binnen de categorie ‘Afdeling’.
Door deze structuur kunnen beheerders eenvoudiger analyseren waar content zich bevindt, governance-acties uitvoeren op grotere schaal en risico’s beter beheersen. Daarnaast ontstaat een betere basis voor Copilot AI-functionaliteiten die afhankelijk zijn van goed georganiseerde data.
Metadata vormt de basis
Catalog Management maakt gebruik van bestaande gegevens uit verschillende bronnen:
- Microsoft Entra ID, zoals afdeling, gebruikerstype en extensie-attributen.
- SharePoint-sitegegevens, waaronder site-eigenschappen en andere metadata die al aanwezig zijn binnen SharePoint.
Daarom is het belangrijk dat deze metadata actueel en consistent wordt beheerd. Onvolledige of inconsistente gegevens kunnen namelijk leiden tot onjuiste classificaties.
Standaard beschikbare categorieën
Direct na activering zijn diverse ingebouwde categorieën beschikbaar, waaronder:
- Locatie of regio (Locale)
- Afdeling (Department)
- Type gebruiker (gast of intern)
- Preferred Data Location (PDL)
- Information Barrier-segmenten
Deze categorieën worden automatisch gevuld en ieder uur bijgewerkt, waardoor beheerders snel inzicht krijgen zonder extra configuratie.
Eigen categorieën toevoegen
Naast de standaardcategorieën kunnen organisaties ook eigen classificaties toevoegen. Microsoft biedt hiervoor verschillende mogelijkheden.
1. CSV-bestanden uploaden
Een eenvoudige manier is het uploaden van CSV-bestanden met een lijst van SharePoint-sites. Iedere CSV kan een aparte groep vertegenwoordigen binnen een categorie.
Deze aanpak is vooral handig wanneer specifieke sites handmatig moeten worden geclassificeerd. Wel moet de lijst handmatig worden bijgewerkt wanneer sites veranderen of worden toegevoegd.
2. Gebruikmaken van SharePoint-siteproperties
Veel organisaties slaan classificatiegegevens al op in SharePoint-eigenschappen, bijvoorbeeld:
- Afdeling
- Regio
- Business Unit
- Compliance-classificatie
Catalog Management kan deze bestaande eigenschappen uitlezen en automatisch groepen aanmaken op basis van de gevonden waarden. Hierdoor hoeft er geen aparte siteinventaris te worden onderhouden.
Een voorbeeld: wanneer een eigenschap Department waarden bevat zoals Marketing, Finance en Human Resources, worden automatisch afzonderlijke groepen aangemaakt voor deze afdelingen.
3. Microsoft Entra ID Extension Attributes
Organisaties die gebruikmaken van de Microsoft Entra ID-extensie-attributen (extensionAttribute1 t/m extensionAttribute15) kunnen deze eveneens inzetten voor classificatie
Dit biedt mogelijkheden om bedrijfsspecifieke kenmerken vast te leggen, zoals:
- Business Units
- Compliance-regio’s
- Programma’s
- Operationele modellen
- Interne classificaties
Catalog Management koppelt deze attributen aan site-eigenaren en groepeert sites automatisch op basis van de ingestelde waarden. Wanneer attributen of eigenaars wijzigen, worden de classificaties bijgewerkt.
Beheer en onderhoud
Bestaande categorieën kunnen eenvoudig worden aangepast. Beheerders kunnen onder andere:
- Weergavenamen wijzigen
- Beschrijvingen aanpassen
- Groepen toevoegen of verwijderen
- Siteverzamelingen binnen groepen beheren
Belangrijk om te weten is dat het wijzigen van een weergavenaam geen invloed heeft op de onderliggende metadata of de daadwerkelijke groepering van sites.
Klaar voor Copilot en geavanceerde governance
Een interessant voordeel van Catalog Management is de integratie met de SharePoint Admin Agent. Dankzij de extra structuur kan deze agent gerichtere analyses, inzichten en governance-aanbevelingen leveren. Hierdoor kunnen organisaties effectiever sturen op contentbeheer en de kwaliteit van hun Microsoft 365-omgeving verbeteren.
Conclusie
Catalog Management is een krachtige uitbreiding van SharePoint Advanced Management die organisaties helpt om meer inzicht te krijgen in hun SharePoint-landschap. Door gebruik te maken van bestaande metadata kunnen sites automatisch worden geclassificeerd en gegroepeerd, wat leidt tot beter beheer, sterkere governance en een betere voorbereiding op AI-oplossingen zoals Microsoft 365 Copilot. Voor organisaties met een groeiende Microsoft 365-omgeving is dit een waardevolle stap richting een beter beheersbare en toekomstbestendige digitale werkplek.
Bron: https://learn.microsoft.com/nl-nl/SharePoint/catalog-management [learn.microsoft.com]