Naast het inzetten van een KeyUsers groep adviseren we bij verschillende bedrijven (met enige omvang) om ook een Target Release groep in te zetten. Beide groepen zijn erg zinvol om Office 365 in de organisatie succesvol te gebruiken
Daar waar de KeyUsers groep vooral richting geeft in de vraagstukken rondom adoptie zal de Target Release groep de organisatie helpen om bij te blijven met de ontwikkelingen in Office 365.
Microsoft is erg succesvol met Office 365 en zet hier dan ook volledig op in, dit zie je in de doorontwikkeling van de dienst. Consequenties hierbij zijn regelmatig:
- Nieuwe modules of oplossingen
- Wijzigingen of nieuwe opties in instellingen
- Updates in functionaliteit
- Modules komen en verdwijnen
Doel
Het doel van dit multidisciplinaire targeted release team is
- Zorg dragen voor een beheerste invoering van nieuwe functionaliteiten en modules in Office 365.
- Vroegtijdig detecteren van wijzigingen die de bedrijfsvoering kunnen verstoren.
- Informeren over aangekondigde wijzigingen
Hoe waardevol dit kan zijn probeer ik te schetsen aan de hand van een aantal voorbeelden:
Outlook Customer Manager
Onlangs heeft Microsoft weer een product ‘de nek omgedraaid’: Outlook Customer Manager, een relatiebeheer tool in Outlook bedoeld voor het MKB. Kennelijk werd hier te weinig gebruik van gemaakt, maar je ze zult het maar wel gebruiken! Heb je eindelijk je klantenbestand op orde, kun je weer wat anders gaan zoeken.
Teams
In juli 2021 zal Skype voor Bedrijven ophouden met bestaan, Microsoft wil iedereen graag naar Teams hebben. Soms zijn organisaties hier zelf nog niet aan toe, om wat voor reden dan ook, maar Microsoft wil toch dat men een keuze gaat maken. Ondanks de vele waarschuwingen en aankondigingen over hoe geweldig dit product is, land dit dan niet bij de beslissers in de organisatie. Dan maar de optie aanbieden aan de gebruikers, is wat Microsoft waarschijnlijk dacht, dan moet de organisatie wel mee. Op een gegeven moment kregen gebruikers automatisch de nieuwe Team client geïnstalleerd. Microsoft heeft dit wel netjes aangekondigd via notificaties, maar als deze niet actief gevolgd worden kun je voor leuke verassingen komen te staan.
PowerAutomate (voorheen Flow) en PowerApps
PowerAutomate en PowerApps zijn krachtige oplossingen die het mogelijk maken om bedrijfsprocessen efficient te automatiseren. Ze maken gebruik van zogenaamde Connectors naar verschillende systemen. Of je voor deze connectors extra moet betalen hangt af van de soort connector en het abonnement wat je gebruikt. Onlangs heeft Microsoft deze abonnementen aangepast. Waar je voorheen standaard gebruik kon maken van b.v. de Microsoft SQL connector, moet je voortaan een extra abonnement afnemen.
Update ringen
Microsoft werkt in verschillende feature teams (functieteams) die elk op zich werken aan nieuwe ontwikkelingen. Elke nieuwe release wordt eerst getest en gevalideerd door het functieteam (ring 0), vervolgens door het hele Office 365-functieteam (ring 1) en vervolgens als geheel door Microsoft (ring 2 ).
Na intern testen en valideren bestaat de volgende stap uit een Targeted Release (ring 2) voor klanten die zich hiervoor aanmelden. Na de targeted release zal de Standard Release (ring 4) plaats vinden en zullen de nieuwe releases openbaar beschikbaar worden.
Roadmap
Nieuwe productupdates en functies (releases) worden geïntroduceerd middels een openbare roadmap die Microsoft beschikbaar stelt. In de Office 365 Roadmap worden komende releases weergegeven die gepland staan. De roadmap worden komende updates weergegeven in de verschillende fasen, van ontwikkeling tot implementatie bij abonnees. Als een release de implementatiedatum nadert, wordt dit gecommuniceerd via het Office 365 berichtencentrum.
Via dit berichtencentrum worden de aankondigingen aan de Target Release groep gecommuniceerd. De onderwerpen kunnen hierin worden gefilterd op productgroep of module.
Office 365 update Model
Office 365 ProPlus update model ziet er als volgt uit:
| Updatekanaal | Primaire doel | Update frequentie |
| Monthly Channel | Geeft de gebruikers de nieuwste Office functies zodra deze beschikbaar zijn | Maandelijks |
| Semi-Annual Channel (Default) | Geeft de gebruikers slechts een paar keer per jaar nieuwe functies van Office | Iedere 6 maanden, in januari en juli |
| Semi-Annual Channel (Targeted) | Bied pilootgebruikers en applicatiecompatibiliteitstesters de mogelijkheid om het eerstvolgende halfjaarlijkse kanaal te testen. | Iedere 6 maanden, in maart en september |
De meeste organisaties kiezen voor de Semi-Annual Channel. Met deze release frequentie behouden zij controle over de updates en nieuwe functionaliteiten die komen gaan op onze werkomgeving.
Door deel te nemen aan het Semi-Annual Channel zal men niet voor verassingen komen te staan. Updates en nieuwe functionaliteiten worden veelvuldig, door verschillende groepen getest alvorens deze worden vrijgegeven. Voordat de releases worden toegevoegd aan het Semi-Annual Channel worden deze uitvoerig getest in zowel de Monthly Channel en Semi-Annual Channel (Targeted). Deze kanalen biedt Microsoft tot beschikking om pilotgebruikers de mogelijkheid te geven de releases te testen en input te geven op de ontwikkelde releases.
Het multidisciplinair targeted release team krijgt 4 maanden voor Semi-Annual Channel de veranderingen aangeboden door Microsoft.
Naast deze updates in de Client software zal nieuw functionaliteit in de Online Apps voor Target Release users ook eerder zichtbaar zijn. Zo kan het zijn dat men functies in b.v. SharePoint eerder ziet dan collega’s die in dezelfde omgeving werken.
Uitvoering
Opzetten van het multidisciplinair targeted release team met specifieke gebruikers, dit team kan aangevuld of gewijzigd worden. Het targeted release team dient gefaciliteerd te worden om hun kennis op te bouwen. Het team zal bestaan uit een coördinator danwel kartrekker en personen uit verschillende lagen en afdelingen van de organisatie.
De coördinator verzorgd periodiek een overleg met de teamleden en verdeeld de taken en notificaties binnen het team.