PowerApps Websites

Wie in het verleden met InfoPath gewerkt heeft vind in PowerApps een welkom alternatief. Met PowerApps is het mogelijk om op een eenvoudige manier Apps te ontwikkelen voor mobiele devices, aangepaste formulieren voor SharePoint en binnenkort ook Web formulieren of zelfs eenvoudige websites! Is dit de vervanger van FrontPage?

De nieuwe functionaliteit in PowerApps heet “PowerApps Portals” en is bedoel om het gat te vullen tussen de interne gebruiker met een PowerApps licentie en de Externe of Gast gebruiker.

No-code designer

Microsoft spreekt in de aankondiging over een no-code portal designer waar mee website content gemaakt kan worden. De webpagina’s ondersteunen daarbij responsive bootstrap thema’s.

Met “No-code” wordt bedoeld dat er weinig programmeer ervaring nodig is om de site op te zetten; uiteraard zal dit, net als bij PowerApps formulieren, wel mogelijk zijn.

Integratie

De kracht van het product zit hem vooral in de integratiemogelijkheden met b.v. SharePoint en Microsoft Flow. Met deze modules kun je bedrijfsprocessen ontwikkelen die zicht niet meer beperken tot invoer vanuit de organisatie zelf. Met Microsoft Forms Pro kon je al eenvoudige formulieren op het internet publiceren, maar het lijkt er op dat PowerApps Portals nog veel verder gaat.

We zijn benieuwd! Deze maand komt de Public Preview beschikbaar.

Bing als zoekmachine binnen het bedrijf

Bing als zoekmachine binnen het bedrijf

Al jaren gebruik ik Bing als standaard zoekmachine op Internet in tegenstelling wat het merendeel van Nederland doet: Googelen. Bing heeft in Nederland slechts een marktaandeel van 9% terwijl dit in de Verenigde Staten 33% is.

Waarom Bing ik dan liever? Eerlijk gezegd maakt het niet veel uit wat je gebruikt, beide zoekmachines vinden wat ik zoek. Maar met Google heb ik het idee dat mijn zoekresultaten te persoonlijk zijn geworden. Google doet er alles aan om veel over je te weten. En Bing doet dat een stuk minder. Uiteraard blijft het een persoonlijke voorkeur en moet iedereen zelf uitzoeken wat hij/zij liever heeft.

Maar zoeken binnen het bedrijf naar informatie of documenten wordt steeds belangrijker en hier is Microsoft met Office 365 duidelijk een marktleider. Een aantal maanden terug heeft Microsoft de zoekmachine voor bedrijven daarom geïntroduceerd: Microsoft Search in Bing.

Waarom de zoekmachine? We hebben toch SharePoint en Delve?

Klopt de SharePoint zoekfunctie is krachtig, maar richt zich vooral op informatie binnen SharePoint. Het zoekcentrum in SharePoint is nog met de oude interface (ClassicUI) en zal niet worden overgezet naar de moderne interface (ModernUI).

Delve, wat gebruik maakt van de AI-motor Graph, richt zich al meer op het brede platform van Office 365. Delve is echter meer gericht op het aanbieden (pushen) van content die voor jou interessant kan zijn.

De rol van SharePoint in de Office 365 suite verandert. Voorheen werd SharePoint ingezet als het middelpunt van het ‘Sociale Intranet’. De focus ligt nu meer op het aanbieden van een opslaglocatie en samenwerken. In plaats van meer functionaliteit in één toepassing te stoppen is Microsoft functionaliteiten meer aan het verdelen in specifieke toepassingen. Zo zijn in SharePoint  o.a. de MySites al min of meer verdwenen. Informatie wordt opgeslagen binnen verschillende onderdelen van Office 365, denk aan: Yammer, Teams, Groups, etc.

Er is dus duidelijk behoeft aan een zoekmachine die in alle toepassingen binnen Office 365 informatie kan vinden.

Is dit een poging van Microsoft om marktaandeel terug te winnen? Vast! Maar kijk eens naar de toegevoegde waarde, die is er zeker!

 

Aanmelden in inschakelen

Aanmelden voor de zoekfunctie kon al enige tijd via: https://www.bing.com/business/explore

Zodra het beschikbaar is kun inschakelen binnen Office 365
De eerste stap is het aanzetten van de functie in het Beheerscentrum onder Services en Invoegtoepassingen.

Vervolgens kun je gebruik maken van de instelling Wizard die Microsoft beschikbaar heeft gesteld:

 

Beheer

In de Beheer Portaal voor Microsoft Search kun je de zoekmachine instellen, zoals:

  • Bookmarks
  • Q&A
  • Locaties
  • Gebruikers en permissies

Connected services

Zoals gezegd is Microsoft Search bedoeld als een zoekmachine voor Office 365, op dit moment kun je connectie maken met:

  • Personen
  • Groepen
  • SharePoint
  • Teams
  • Yammer

Content settings

Aangezien het om een zoekmachine voor bedrijfsinformatie gaat is het wel fijn dat je layout

zaken kunt instellen zoals het bedrijfslogo.

 

Functies van Microsoft Search

Gebruikers hebben de beschikking over de volgende functionaliteit:

People: het zoeken naar collega’s en inzicht krijgen in hun functie en waar ze aan werken

Bestanden: het zoeken naar bestanden op SharePoint en OneDrive

Groepen: het zoeken naar Office 365 groepen waar men lid van is

Resources: er kunnen links naar handige websites en tools worden aangeboden

SharePoint sites: het zoeken naar een SharePoint site op naam

Teams en Yammer: het zoeken naar relevante berichten/chats

Locations het zoeken naar gebouwen, kantoren etc.

 

Browser Plugin

Voor de browsers Edge en Chrome zijn plugins beschikbaar waarmee het zoeken rechtstreeks vanuit deze browsers mogelijk is:

Gebruikers aan zet

Gebruikers kunnen zelf ‘bladwijzers’ toevoegen. Daarmee wordt content aanbevolen voor de beheerders van de zoekmachnine

 

Meer informatie:

https://docs.microsoft.com/nl-nl/microsoftsearch/why-microsoft-search

 

Aanbieden van Legacy applicaties met moderne desktop op afstand

Huidige visies over het (her)inrichten van IT infrastructuur komt vaak neer op de volgende keuzes:

·       SaaS

·       Microsoft Tenzij

·       Cloud First

Hiermee wordt bedoeld dat we de lokale infrastructuur gaan verlaten en zoveel mogelijk van onderhoudsarme toepassingen en technieken in de Cloud gebruik maken. Hosten in een datacentrum wordt daar overigens specifiek niet bedoeld, maar de Microsoft Cloud en Azure.

Als basis wordt gebruik gemaakt van Office 365 of tegenwoordig Microsoft 365. Hiermee is reeds een groot fundament aanwezig met applicaties voor de grootste groep gebruikers.

Maar hoe faciliteren we de gebruikers die specifieke applicaties nodig hebben, waar nog geen Cloud/SaaS alternatief voor is?

Men komt dan al gauw uit op Remote Desktop. Daarbij is het inrichten van een RDS infrastructuur op Azure een logische keuze. Maar helaas gaan we daarmee juist weer terug naar (virtuele) machines die onderhouden moeten worden. Er zijn al gauw 4 servers nodig, inclusief een Domain Controller. Al met al een kostbare setup.

En dit is natuurlijk ‘overkill’.  Immers met Office 365 heb je al een Azure AD en daar wil je graag gebruik van maken.

 

RemoteApp

Microsoft had hiervoor een oplossing: Azure RemoteApp. Een oplossing waarmee de applicatie als Service in de Azure Cloud kon worden aangeboden. Helaas is daar de stekker uit getrokken in 2017 toen een samenwerking met Citrix evident leek. Citrix biedt ‘XenApp’, het idee was om samen een nieuwe generatie XenApp te ontwikkelen als alternatief voor RemoteApp.

Kennelijk liggen de wederzijdse belangen tussen Microsoft en Citrix nog ver uit elkaar, want helaas horen we hier nu weinig over. Wat nu?

 

Remote Desktop Modern Infrastructure

Een moderne versie van de Remote Desktop infrastructuur lijkt de oplossing.

Remote Desktop Modern Infrastructure (RDSMi of RDMi) is al aangekondigd in 2017. De public preview is reeds afgelopen en zou rond deze periode mid 2018 beschikbaar moeten komen.

Traditioneel ziet een RD infrastructuur binnen Azure er als volgt uit:

De Moderne RD infrastructuur ziet er als volgt uit.

In deze nieuw opzet wordt gebruik gemaakt van een apart (virtueel) netwerk voor de sessie hosts en de RD infrastructuur. Dit kan ook overigens ook een gehoste of lokale omgeving zijn.

De sessie hosts zijn Azure AD joined, een domain controller is dus niet meer nodig! Synchronisatie met een lokaal AD kan uiteraard wel via AD Sync.

De RDS infrastructuur bestaat niet meer uit virtuele machines maar uit services (maakt gebruik van Azure Web Apps). Deze omgeving is daarmee enorm schaalbaar en je hebt geen balast van Windows Server onderdelen die je toch niet gebruikt.

Gebruikers authentiseren via Azure Active Directory Domain Services (AADDS) en hierdoor kunnen technieken als Multifactor Authenticatie (MFA) en Conditional Access ook gebruikt worden. Hiermee wordt het mogelijk om de toegang tot de werkplek te beschermen

Het wordt nog mooier, het is namelijk geschikt voor meerdere Office 365 omgevingen: Multi Tenant.

Nog meer voordelen van de moderne RDS?

Naast deze ontwikkelingen biedt de nieuwe generatie RDS ook de mogelijkheid om de sessie in de webbrowser in plaats van in de Remote Desktop Client. De RDS client in de browser met HTML5 techniek.

Door het gebruik van PaaS-diensten als App Services in plaats van IaaS met virtuele machines wordt het eenvoudiger om High Availability, Geo Redundancy en Autoscale in te zetten. De workload kan zich dus aanpassen aan het gebruik.

 

Meer info:

http://microsoftplatform.blogspot.com/2018/07/using-azure-firewall-to-secure-rds-and.html

 

Herstel OneDrive

OneDrive herstellen

 

Microsoft Office 365 komt met een functie voor het terugzetten van alle bestanden naar een tijd in de geschiedenis. Hiermee kun je naar een specifieke dag terug gaan en alles hertellen zoals het was op dat tijdstip.

Waarom is deze functie belangrijk en interessant?

Een van de grote voordelen van het gebruik van OneDrive ten op zichtte van lokaal opslaan (d.w.z. op de computer of op het bedrijfsnetwerk) is de bescherming tegen Crytoware (of Ransomware) waarmee alle bestanden versleuteld of aangetast kunnen worden. Cryptoware kan ook bestanden besmetten op aangesloten externe harde schijven of netwerkopslag die in Windows Verkenner zichtbaar zijn.

Over het algemeen synchroniseren mensen OneDrive met de lokale harde schijf zodat bestanden en wijzigingen op die bestanden zowel lokaal als in de Cloud staan.

OneDrive beschermt tegen Cryptoware door bij het uploaden te controleren of de bestanden zijn geinfecteerd, maar dit soort malware wordt steeds slimmer.

Nu zal OneDrive in de Cloud altijd oudere versies van de documenten bewaren, dus een aangetast document kan worden teruggehaald. Echter kun je je voorstellen dat dit zeer tijdrovend is als je dit voor al je bestanden moet doen.

Zie daar de OneDrive Herstel functie. Hiermee kun je alle bestanden in één keer in tijd terugzetten.

Maar ook bij denkbare scenario’s kan de functie handig zijn:

·        Als ‘per ongeluk’ de hele OneDrive is leeggemaakt

·        Bestanden corrupt zijn geraakt door een storing of verkeerde werking van een programma

30 dagen

De herstelfunctie kan bestanden herstellen tot 30 dagen terug. Oudere versies worden dan teruggezet uit de versiehistorie en verwijdere bestanden worden teruggehaald uit de prullenbak. Hierbij moet wel de functie voor versiegeschiedenis aan staan. Bestanden die om een of andere reden niet teruggehaald kunnen worden zullen worden vermeld in een log bestand met de naam “RestoreLog”

SharePoint Modern Site templates

SharePoint Modern Site templates

Microsoft is al een flinke tijd bezig om SharePoint Online te vernieuwen. De interface van SharePoint sites gaat daarbij flink op de kop. Zo is te zien dat er veel aandacht is voor zogenoemde responsieve weergave, het goed weergeven van de informatie op verschillende schermgroottes (smartphone, tablet, desktop). Bibliotheken en lijsten zijn als eerst aan de buurt geweest waardoor deze dezelfde look-and-feel hebben gekregen als OneDrive.

Ook heeft Microsoft al twee nieuwe Site sjablonen uitgebracht, zogenaamde ‘Modern sites’ . In deze sjablonen is de interface eenvoudiger en zijn nieuwe technieken geïntroduceerd die de traditionele WebParts moeten vervangen.

Site designs en Site scripts

In december 2017 is een volgende stap geïntroduceerd: het kunnen maken van Site Sjablonen in de die nieuwe ‘Modern’  interface.

Hiervoor zijn twee nieuwe functionaliteiten toegevoegd: Site designs en Site scripts

Met deze nieuwe functionaliteit kunnen SharePoint beheerders eigen Site templates maken en beschikbaar maken voor eindgebruikers.

Deze nieuwe functionaliteit is alleen beschikbaar in de ‘Modern sites’  (Modern Team sites and Communication sites) en vereist enige kennis van JSON en PowerShell.

Een Site Script is een JSON bestand dat de wijzigen beschrijft die nodig zijn om een standaard (out of the box) site aan te passen.

Een Site Design is in feite het nieuwe Site sjabloon dat gebouwd wordt.

 

Hoe werkt het?

Bijvoorbeeld zal een sjabloon voor een projecten site gedefinieerd kunnen worden middels het volgende commando:

Add-SPOSiteDesign -Title "Projecten site" -WebTemplate "64" -SiteScripts "<ID>"

-Description "Projecten site"

 

Dit sjabloon is overigens gebaseerd op de standaard Team Site sjabloon.

WebTemplate 64 staat voor een Modern Team site en WebTemplate 68 staat voor  een Modern Communication site. De verwachting is uiteraard dat er meerdere standaard sjablonen komen.

Een site script kan bijvoorbeeld dan worden toegevoegd middels het volgende commando:

Add-SPOSiteScript -Title "Aanmaken takenlijst" -Content $site_script

-Description "Maak de takenlijst voor de projecten site"

 

Met de parameter $site_script kan de JSON string worden meegegeven.

Beschikbare acties zijn:

  • Nieuwe lijst aanmaken
  • Thema toepassen
  • Pagina aanmaken
  • Instellen van een site logo
  • Navigatie toevoegen
  • Initiëren van een Microsoft flow

 

Voor meer informatie zie PnP Guidance site.

 

Doelgroepen

Een Site Design kan worden aangeboden aan een specifieke groep of een enkele gebruiker. Daarmee is het mogelijk om ontwerpen te maken die specifiek van toepassing zijn voor een bepaalde doelgroep zoals een afdeling of team.

Daarmee voorkom je dat een gebruiker te veel keuzes voor zijn kiezen krijgt en ben je meer ‘in control’.

 

Microsoft Flow

Een van de interessante opties is het kunnen starten van een Microsoft Flow. Daarmee is het mogelijk om via extra code bepaalde acties uit te voeren die niet standaard mogelijk zijn via Site Scripts. Hiervoor dien je de PnP Provisioning engine te gebruiken, schematisch ziet dit er als volgt uit:

Meer info op:

https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-overview

 

Voorbeeld van een Site Script

{

"$schema": "schema.json",

"actions": [

{

"verb": "applyTheme",

"themeName": "Contoso Explorers"

},

{

"verb": "createSPList",

"listName": "Customer Tracking",

"templateType": 100,

"subactions": [

{

"verb": "SetDescription",

"description": "List of Customers and Orders"

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "Text",

"displayName": "Customer Name",

"isRequired": false,

"addToDefaultView": true

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "Number",

"displayName": "Requisition Total",

"addToDefaultView": true,

"isRequired": true

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "User",

"displayName": "Contact",

"addToDefaultView": true,

"isRequired": true

},

{

"verb": "addSPField",

"fieldType": "Note",

"displayName": "Meeting Notes",

"isRequired": false

}

]

}

],

"bindata": { },

"version": 1

}

Begeleiding Office 365 projecten

Begeleiding eindgebruikers bij implementatie projecten naar Office365 – OneDrive en SharePoint

In de projecten die ik de afgelopen 10 jaar als Microsoft Office 365 consultant en Projectleider bij klanten heb mogen begeleiden en de projecten die ik aan de zijlijn bij andere organisatie heb meegemaakt zie ik het steeds terugkomen: de grote onderlinge verschillen tussen eindgebruikers.

Het wordt als een grote stap gezien waarbij veel van de gebruikers gevraagd wordt. Aan de andere kant mag je ook wel wat meer van de eindgebruiker verwachten.

Ja, het is even wennen en het is een andere werkwijze, maar kom op! Het is je werk. Als het je lukt om een App op een telefoon te installeren, dan mag je toch ook verwachten dat je een nieuwe product snel leert kennen?

Sorry dit is misschien wat kort door de bocht als ICt-er. De een interesseert zich nou eenmaal wat meer voor de techniek dan de ander en de een pakt het daardoor sneller op.

Bedrijven proberen dit op te lossen door er een opleidingsbudget tegen aan te gooien. Een opleider wordt dan binnengehaald en komt dan met standaard trainingen. Afhankelijk van het budget gaat men dan op een 3-5 daagse training, waar vooral de lunch tussen de middag belangrijk is.

Een docent heeft daarbij maar beperkte tijd en kan niet iedereen individueel aandacht geven.

Na de training gaat men weer over tot de orde van de dan en wordt verwacht dat men zijn werk kan doen in de nieuwe omgeving.

Moet je dan als organisatie er meer opleidingsbudget tegen aan gooien? Nee, niet per definitie, het gaat juist om de samenwerking tussen Opleider en ICT organisatie. Veranderen van werkwijze is niet zo moeilijk, als je je er maar voor interesseert. De medewerker moet betrokken worden.

De trainingen moeten daarbij korter en op maat afgestemd worden. Liever 5 trainingen (met tussenposes) van een halve dag, dan één 5 daagse training over een bepaald onderwerp. Er moet naar de individuele medewerker gekeken worden en de ICT consultant die de organisatie kent geeft hierbij de input van de onderwerpen.

In de praktijk heb ik maar een paar opleiders leren kennen die dit zien en eerder de integratie opzoeken met de ICT organisatie. Het ideale plaatje is een samenspel dat gedurende het hele traject en na die tijd een rol speelt. Daarbij is die ICT consultant een onmisbare factor in het opleidingstraject.

Dan zal er meer acceptatie op de werkvloer zijn en kunnen gebruikers ook de voordelen ervaren en zal er veel effectiever mee gewerkt worden.