Microsoft Planner introduceert aangepaste sjablonen
Goed nieuws voor organisaties die Microsoft Planner gebruiken voor terugkerende projecten en processen. Microsoft introduceert aangepaste sjablonen (Custom Templates), waarmee gebruikers bestaande Planner-plannen kunnen omzetten naar herbruikbare templates. Hierdoor hoeven teams niet langer steeds opnieuw dezelfde taken, buckets en labels aan te maken.
Met deze nieuwe functie kan een bestaand plan worden gepubliceerd als sjabloon en gedeeld worden binnen een Microsoft 365-groep. Teamleden kunnen vervolgens nieuwe plannen aanmaken op basis van deze standaardstructuur. Dit maakt het eenvoudiger om werkwijzen te standaardiseren voor bijvoorbeeld onboardingstrajecten, projecten, marketingcampagnes en operationele processen.
Bij het publiceren van een sjabloon kan worden gekozen welke onderdelen worden meegenomen. Denk hierbij aan:
- Buckets
- Taken
- Labels
- Doelen
- Notities
- Checklists
- Bijlagen (als koppelingen)
De voortgang en status van taken worden niet meegenomen, zodat ieder nieuw plan met een schone lei begint.
Opslag en beheer via SharePoint
Een interessant detail is dat de sjablonen niet alleen binnen Planner worden opgeslagen. Wanneer een gebruiker een sjabloon maakt, wordt deze opgeslagen als een .plat-bestand in de SharePoint-site van de gekoppelde Microsoft 365-groep. Hierdoor profiteren organisaties automatisch van bestaande machtigingen, compliance-instellingen en zoekmogelijkheden binnen Microsoft 365.
Voor beheerders betekent dit dat Planner-sjablonen eenvoudiger te beheren, terug te vinden en te auditen zijn. De templates volgen dezelfde lifecycle en toegangsrechten als de SharePoint-site waarin ze worden opgeslagen.
Waarom is dit interessant?
Voor veel organisaties is Planner uitgegroeid tot een belangrijk hulpmiddel voor project- en taakbeheer. De introductie van aangepaste sjablonen vermindert handmatig werk, zorgt voor meer consistentie tussen teams en versnelt de inrichting van nieuwe projecten. Daarnaast helpt het organisaties om best practices vast te leggen en eenvoudig beschikbaar te maken voor collega’s.
Deze functionaliteit maakt Planner opnieuw een stuk aantrekkelijker voor organisaties die hun werkprocessen willen standaardiseren binnen Microsoft 365.
Meer informatie