overzetten bij vertrek van een medewerker
Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, is het belangrijk dat formulieren en de bijbehorende gegevens beschikbaar blijven voor de organisatie. Microsoft Forms biedt beheerders de mogelijkheid om het eigenaarschap van een formulier over te dragen naar een andere gebruiker. Hiermee voorkomt u dat waardevolle formulieren verloren gaan en blijft het beheer gewaarborgd.
Wanneer is overdracht nodig?
Een overdracht van eigenaarschap is noodzakelijk wanneer:
- De oorspronkelijke eigenaar niet meer werkzaam is binnen de organisatie.
- Formulieren nog actief worden gebruikt.
- De resultaten en configuratie van het formulier behouden moeten blijven.
- Een andere medewerker verantwoordelijk wordt voor het beheer van het formulier.
Voorwaarden
Alleen Microsoft 365-beheerders kunnen het eigendom van formulieren overdragen van gebruikers die de organisatie hebben verlaten.
Eigenaarschap overdragen
Volg onderstaande stappen om toegang te krijgen tot de formulieren van een voormalig medewerker en het eigenaarschap over te zetten.
Stap 1: Open de overdrachtspagina
Open een browser en ga naar de onderstaande URL. Vervang hierbij het e-mailadres door dat van de voormalige eigenaar van het formulier.
Voorbeeld
Als de voormalige medewerker Jason Fabian heet en werkzaam was bij Contoso, dan ziet de URL er als volgt uit:
Stap 2: Selecteer het formulier
Na het openen van de URL krijgt u een overzicht van de formulieren die eigendom zijn van de voormalige medewerker.
- Zoek het formulier dat u wilt overdragen.
- Klik op Meer formulieracties (de drie puntjes naast het formulier).
- Kies Verplaatsen.
Stap 3: Kies de nieuwe eigenaar
Selecteer de gebruiker of groep die het eigenaarschap van het formulier moet overnemen en voltooi de overdracht.
Aanbevelingen
Om toekomstige beheerproblemen te voorkomen, is het raadzaam om belangrijke formulieren onder te brengen in een Microsoft 365-groep of Microsoft Teams-team. Hierdoor blijft het formulier beschikbaar voor meerdere eigenaren en is de continuïteit beter gewaarborgd wanneer medewerkers van functie veranderen of de organisatie verlaten.
Samenvatting
Microsoft Forms biedt beheerders een eenvoudige manier om formulieren van voormalige medewerkers over te nemen. Door gebruik te maken van de speciale overdrachtspagina kunnen formulieren snel worden toegewezen aan een nieuwe eigenaar, zodat belangrijke bedrijfsinformatie en processen behouden blijven.